La richiesta
A fine 2018 ManagerNoProfit è stata coinvolta da ABIO Milano per proporre idee e soluzioni per migliorare la gestione dei Volontari, asse portante dell’Associazione.
Ciascun Volontario segue un corso di formazione di base, riceve le informazioni necessarie e, una volta ritenuto idoneo, di regola opera per 1 turno fisso di almeno 3 ore per settimana, in uno dei reparti pediatrici in cui è presente ABIO Milano, sempre nello stesso. Ogni reparto è coperto da un gruppo di Volontari coordinato da un Volontario esperto (Responsabile di reparto) che ne garantisce il buon funzionamento. I gruppi sono costituiti da 5 a 35 Volontari a seconda delle dimensioni dei Reparti pediatrici. Ogni Volontario deve rispettare i turni e gli orari stabiliti, provvedendo a cercare la sostituzione nell’ambito del proprio gruppo nell’eventuale impossibilità di coprire il turno. Il Volontario può sospendersi temporaneamente dal servizio per ragioni personali, ed essere reintegrato nel gruppo e nel reparto al rientro dalla sospensione.
La soluzione adottata
Per la gestione dei Volontari ManagerNoProfit ha proposto l’adozione della piattaforma Salesforce NPSP, iniziando da gennaio 2019 la fase di analisi di dettaglio delle esigenze e proseguendo poi con la personalizzazione del sistema, che ha previsto anche la realizzazione di numerosi automatismi per semplificare e facilitare l’operatività.
Impegnativa è stata la migrazione dei dati dal vecchio sistema, integrata anche con il recupero di informazioni che erano su supporto cartaceo e che il vecchio sistema non gestiva.
Il lockdown ha congelato le attività negli ospedali e ha permesso alle strutture dell’Associazione di seguire l’avvio in produzione del nuovo CRM Salesforce, che è stato reso pienamente operativo da giugno 2020.
La soddisfazione per la realizzazione di questo progetto ha portato ABIO Milano a proporci a fine 2020 di studiare il tema relativo alla gestione dei Donatori e delle Donazioni, prevalentemente in natura, con l’obiettivo di dotare l’Associazione di uno strumento che le permetta di gestire in autonomia una strategia di fundraising evoluto per gestire Donatori ed Aziende donatrici, per fidelizzarli e per sviluppare le Donazioni.
Attualmente questo secondo progetto è stato avviato, il sistema è stato predisposto anche per la gestione dei Donatori ed è in corso la definizione della strategia di contatto per sfruttare poi al meglio la piattaforma.
Alla conclusione del secondo progetto ABIO Milano avrà a disposizione una piattaforma gratuita, integrata, che consentirà di gestire al meglio Volontari e Donatori, con la possibilità di implementarla ulteriormente per gestire altri processi operativi, quali ad esempio il processo di selezione e di formazione dei Volontari.
