La richiesta

L’Arca di Leonardo, attraverso il Gruppo di Bergamo di ManagerNoProfit, ha evidenziato la necessità di dotarsi di uno strumento agile e flessibile per gestire in modo strutturato i Soci e i Volontari, le loro attività organizzate in progetti, le comunicazioni interne e promozionali (mailing cartaceo, newsletter, giornalino, …), la raccolta delle quote associative, l’organizzazione di una strategia di raccolta fondi.

La soluzione adottata

Dopo una prima analisi dell’associazione e delle necessità è stato concordato di utilizzare il CRM Salesforce attraverso il suo programma filantropico di donazione di 10 licenze.

Nella fase realizzativa è stato seguito il metodo di lavoro utilizzato da ManagerNoProfit per questo tipo di progetti:

• l’ambito del progetto è stato suddiviso in fasi, e a ogni fase è stata assegnata una priorità realizzativa;
• per ogni fase sono stati definiti gli obiettivi da raggiungere;
• l’analisi iniziale è stata ripresa e per ogni fase sono stati approfonditi in modo dettagliato i processi di funzionamento dell’associazione, le interdipendenze tra di essi, le persone che li agiscono e i loro ruoli, i dati e le informazioni che gestiscono, gli strumenti che utilizzano per trattarle;
• per ogni fase è stato quindi progettato il modello dello stato futuro.

Su questo modello è stato preparato un prototipo, per un confronto diretto con le persone dell’associazione che lo avrebbero utilizzato, ed è stata fatta loro una formazione di base per metterli in condizione di usare il prototipo.

La messa a punto del prototipo ha portato all’approvazione delle funzionalità predisposte ed ha avviato la realizzazione dell’applicazione finale e il suo rilascio operativo, con un percorso che si può chiamare di training on the job di grande efficacia, perché obiettivo primario di ManagerNoProfit è rendere autonoma l’associazione nell’uso e nella gestione della loro applicazione CRM.